Что такое МЧД?
Машиночитаемая доверенность (МЧД) — электронный аналог бумажной доверенности для подписание электронных документов. Доверенность представлена в виде файла в формате xml, в котором указана информация о доверителе, уполномоченном лице и полномочиях, которые оно получает. У МЧД есть еще одно название, более разговорное — «электронная доверенность».
Как и для обычных бумажных доверенностей руководитель компании подписывает МЧД квалифицированной электронной подписью (УКЭП, а далее — ЭЦП). Когда сотрудник будет сдавать отчетность или заверять УПД, он приложит МЧД к пакету подписанных документов.
МЧД бывают двух видов — для сдачи отчётности (B2G) и для ЭДО (B2B). Они разные и не взаимозаменяемы. Так что при выборе доверенности обязательно стоит обратить на это внимание.
Для чего она нужна и обязательно ли её делать?
Машиночитаемая доверенность приходит на смену электронных подписей для сотрудников, которые с 1 января 2023 года перестают выпускаться и действовать. В свою очередь МЧД становиться обязательными так же с 1 января 2023 года — без них сотрудник не сможет подписать документы от лица компании.
ЭЦП на руководителя организации продолжает действовать, отменяется только электронная подпись, выданных на сотрудников в связи с изменениями в 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Не стоит откладывать переход на МЧД до 2023 года, т.к. очень рискованно. Поскольку на адаптацию понадобится месяц или больше: обеспечить сотрудников электронными подписями физлиц, обучить оформлению и отправке доверенностей.
Как получить и использовать МЧД в Честном Знаке?
Функционал МЧД стал доступен теперь и в Честном Знаке (далее ЧЗ). Теперь в личном кабинете можно добавить машиночитаемую доверенность для пользователей, а так же создать её. ЧЗ осуществляет обмен с налоговой и подгружает информацию. Для создания доверенности через ЦРПТ понадобятся паспортные данные сотрудника, а так же ИНН и СНИЛС.
Инструкция по созданию МЧД
1.Заходим в личный кабинет ЧЗ и находим профиль организации.
2.Переходим на вкладку «Пользователи» и добавляем нового пользователя «По доверенности».
3.Далее есть выбор, сделать доверенности из данных электронной подписи для сотрудника или подгрузить с компьютера уже готовую доверенность в xml файле, полученную в налоговой.
Если оба варианта у вас отсутствуют, то нажимаем на кнопку «Пропустить» и вводим все данные на сотрудника вручную.
После окончания ввода данных и их проверки, нажимаем на кнопку «Подписать».
Модерация занимает несколько дней, потом данные пользователя отобразятся в личном кабинете Честного Знака.
ПС: Налоговая может отклонить заявку, если данные были введены неверно или не соответствуют действительности.