Использование электронной подписи для различных документов все больше набирает популярность в связи с тем, что все больше организаций переходят на удаленное оформление и подписание договоров. Подписание документов удаленно сейчас доступно не только юридическим лицам, но и физлицам. Кроме того, существует множество программ, которые позволяют подписать документы с помощью ЭЦП из любой точки мира, используя исключительно свое рабочее устройство: ноутбук или компьютер.
В зависимости от того, для каких целей вы собираетесь использовать ЭЦП, нужно выбрать один из нескольких ее видов. Чаще всего ЭЦП не заменяет обычную ручную подпись, и для ее использования наравне с ручной подписью нужно заключать с получателем документов специальное соглашение, которое позволит вам подписывать файлы в цифровом формате. Простая подпись не подтверждает вашу личность и может использоваться в неформальных документах или только после определенного соглашения, в то время как квалифицированная подпись стала полным аналогом ручного подписания, однако ее надо грамотно оформить и зарегистрировать, чтобы ей пользоваться.
Зачем нужно подписывать документы ЭЦП?
Использование ЭЦП физическими лицами и организациями позволяет организовать электронный документооборот для тех компаний, которые переводят сотрудников на удаленную работу, а также обмен документами с клиентами. Многие договоры можно подписать с помощью ЭЦП, включая банковские соглашения и кредитные договоры. ЭЦП позволяет удаленно сдавать отчетные документы в государственные организации. При этом сокращается время на обработку документов. Если изначально проверка подписей и их сбор могут занимать от нескольких часов до нескольких недель, то ЭЦП позволяет сократить срок сбора всех подписей до часа, или даже меньше.
Так как использование ЭЦП получает все большее распространение по всему миру, многие разработчики программного обеспечения создают программы, которые позволяют подписать различные файлы в цифровом формате. При этом выбрать удобную и хорошую программу довольно сложно: среди них есть платные и бесплатные версии, разные программы поддерживают различные форматы файлов, что вынуждает пользователей продумывать и анализировать то, какой именно документ и в каком формате требуется подписать. Кроме того, нужно обращать внимание на то, подходит ли программа к ПО вашего устройства. Если ПОне подходит, необходимо будет искать другую, потому что выбранная вами программа вряд ли запустится и будет работать без ошибок.
С помощью ViPNet CryptoFile
Программа часто используется для оформления цифровой подписи используется часто и подходит для документов в различных форматах и на различных устройствах. Среди форматов, которые можно подписать благодаря этому ПО, следующие:
- Doc;
- Xls;
- Jpg;
- Xtml;
- Txt;
- Архивы;
- Декларации.
После подписания программа сохраняет файл в формате sig.
Основным плюсом программы является то, что она полностью бесплатная. Вам не нужно тратить деньги для ее скачивания и установки. Для получения ее полной версии необходимо только зарегистрироваться на сайте разработчика, после чего вы получите код активации. Подпись может размещаться как непосредственно в документе, так и в собственном связанном с документом файле.
Минусом является то, что к каждому файлу можно прикрепить одну подпись, при этом пользование программой очень простое. Чтобы подписать файл, нужно нажать в нем правой кнопкой мыши и выбрать ViPNet CryptoFile, после чего нажать «подписать».
С помощью КриптоАРМ
Программа КриптоАРМ в сравнении с предыдущей имеет отдельный минус. Она платная, а значит, скачать ее для того, чтобы подписать пару документов, и потом удалить – не лучшая идея. В то же время она позволяет добавить много электронных подписей к одному документу и поддерживает работу в большинстве стандартных форматов.
Подписание документа также проходит очень просто. В меню правой кнопкой мыши нужно выбрать название программы, КриптоАРМ, и нажать кнопку «подписать».
Как подписать документ PDF электронной подписью
Если необходимо, чтобы видимая часть подписи располагалась на документе, подписывать его нужно определенным образом. Для того, чтобы это сделать, необходимо установить на свой компьютер программу КриптоПро PDF. Использовать эту программу бесплатно можно в течение 90 дней после скачивания, после чего нужно покупать лицензию. Использование этой программы возможно в связке с ПО Acrobat Reader DC или Adobe Acrobat Pro.
Прежде чем использовать КриптоПро для подписания документов, ее необходимо настроить. Для этого нужно зайти в меню «Редактирование» программы просмотра и изменения файлов, выбрать раздел «Установки», внутри которого войти в категорию «Подписи», а дальше – «Создание и оформление». После этого в графе «Метод подписания» нужно установить «Крипто Про».
Для подписания документа нужно открыть его в программе, а после в правой панели выбрать раздел «заполнить и подписать».
Эта надпись появится в верхней панели, нажатием на нее нужно открыть выпадающее меню и выбрать «Дополнительные инструменты». После этого нужно выбрать «Сертификаты», далее «Поставить цифровую подпись», а после выделить на странице документа то место, куда нужно поставить подпись. Дальше нужно нажать «Сертификат», «Ок», «Подписать». В документе появится цифровая подпись. Если их нужно несколько, ставятся они таким же образом.
Как подписать документ Word электронной подписью
Подписать документы Word можно с помощью платной программы КриптоПро Office Signature. После ее установки дополнительно настраивать ее не потребуется, можно сразу использовать программу для подписания документов. Чтобы поставить ЭЦП на документе Word, необходимо открыть документ, а после в меню «Вставка» в верхней части экрана выбрать блок «Текст» и нажать на выбор раздела «Строка подписи КРИПТО-ПРО». При необходимости поставить несколько подписей такую операцию нужно проделать нужное количество раз, при этом проставлять подписи можно только после того, как будут вставлены все строки подписи, в противном случае документ отредактировать будет невозможно.
После того, как все строки подписи будут вставлены, нужно нажать на строку подписи, выбрать ЭЦП и подписать, и то же самое проделать с другими строками. Таким же образом можно подписать документы Excel.
