Электронный документооборот прочно вошел в нашу жизнь. Сложно представить организацию, где бы он отсутствовал. Как и классический документооборот, он может быть внутренним, внешним, а также юридически значимым. Чтобы добавить ему ценности, важно использовать особый вариант подписи. Одной из них выступает неквалифицированная электронная подпись. Именно о ней будет рассказано в данной статье.
Что такое НЭП
Под неквалифицированной электронной подписью называют такую, которую получили в результате криптографического преобразования информации, используя ключ электронной подписи. Ее принято идентифицировать с отправителем, за счет чего НЭП подтвердит, что с момента, как документ был подписан, в него не вносились изменения.
Неквалифицированную электронную подпись принято применять в случаях, когда не требуется заверять документы печатью. В основном ее используют во время осуществления внутреннего электронного документооборота.
Неквалифицированную электронную подпись позволяет приравнять документ к собственноручно подписанной бумаге с печатью компании лишь тогда, когда это может быть установлено регламентом информационной системы, где используется НЭП, а также соглашением сторон, которые принимают участие в электронном документообороте.
Выпуск неквалифицированной электронной подписи осуществляется с применением особого программного комплекса.
Как получить НЭП?
Для получения НЭП потребуется обратиться в удостоверяющий центр. Важно предоставить в организацию полный комплект документов.
Организациям потребуется предоставить:
- Учредительные документы (устав, протокол собрания членов);
- Выписка из ЕГРЮЛ;
- Документы, удостоверяющие постановку организацию на учет в налоговую службу;
- Заявление руководителя;
- Личный пакет документов от руководителя (паспорт, СНИЛС), а также сотрудников, на которых будет выдаваться НЭП.
Если в удостоверяющий центр обращается индивидуальный предприниматель, то пакет документов от его лица несколько иной:
- Заявление;
- Личные документы лица, на которого оформляется НЭП (паспорт, СНИЛС);
- ИНН;
- Свидетельство ОГРН.
Физическое лицо может самостоятельно оформить НЭП через личный кабинет налогоплательщика. Ее предоставляют бесплатно. Правда, ее действие ограничено кабинетом налогоплательщика.
Юридические лица, а также ИП могут получить НЭП не только через удостоверяющие центры, но и самостоятельно.
Обратите внимание! Вы имеете возможность подать документы или заказать процедуру продления НЭП удаленным способом. Правда, явиться за получением ключа придется лично.
Только после сверки личности, сотрудник удостоверяющего центра имеет право выдать НЭП. Ранее разрешалось явиться за получением НЭП руководителя организации бухгалтером по доверенности. Но, начиная с 01.01.2020 года подобное было упразднено. Целью такого нововведения выступает недопущение манипуляций в рамках использования НЭП в отсутствии согласия руководителя компании или «за его спиной».
Отличие от квалифицированной ЭП
При осуществлении электронного документооборота существует также квалифицированная электронная подпись. В чем отличия неквалифицированной от квалифицированной ЭП? Давайте разбираться.
Принцип действия данных типов электронных подписей является идентичным. Они позволяют определить авторство электронного документа, а также факт по внесению в него изменения после того, как бумаги будут подписаны.
Подписываются бумаги с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи с использованием особой криптошифровальной программы. Также в процессе подписания используются два ключа (открытый и закрытый).
Отличием квалифицированной ЭП от неквалифицированной заключается в том, что сертификат ключа проверки квалифицированной ЭП может быть выдан исключительно аккредитованным удостоверяющим центром. Кроме того, для создания подобного сертификата используется особое программное обеспечение, которые должны соответствовать требованиям ФЗ-63 «Об электронной подписи» и быть одобрены информационной службой ФСБ.
Кроме того, с 01.01.2021 года у облачной подписи появилась юридическая сила. Правда, компании, которые выдают подобные подписи, должны иметь особую аккредитацию.